Для более ясного понимания организации печатания документов (в том числе графических) в операционной системе следует познакомиться с понятием файл печати, или печать в файл.
Всякое приложение (встроенная в операционную систему инструментальная программа, мощный прикладной графический пакет) компьютерной среды направляет информацию печатающему устройству стандартным путем - печать в файл. Когда нажатием соответствующей кнопки задается аппаратная директива вывода иллюстрации на печатающее устройство, специализированный алгоритм формирует виртуальное представление картинки, содержащее набор необходимых программных сведений (собственно печатаемую информацию, данные о форматировании, иллюстрации). Получаемый физико-математический образ (буквально, формулы) физически записываемое на жесткий диск. По этой причине процесс распечатки начинается всегда с некоторым запозданием, требуемым для формирования и сохранения образа.
При печатании маленьких документов описываемая техническая процедура, вероятно, покажется излишней и расточительной. Преимущества излагаемой процедуры проявляются в полной мере, когда происходит печатание достаточно объемных документов (графических изображений, фотографий высокого разрешения, полноформатных театральных плакатов, полноцветных баннеров) параллельно с выполнением различных работ в приложениях, когда принтер в данный момент занят другой работой.
Сохраненное на жестком диске представление доступно для распечатывания независимо от того, чем занимается после сохранения создавшее его приложение - печатный вывод возможно осуществить в фоновом режиме. Благодаря допустимости печати в файл информации, появляется возможность распечатывать изображения устройствами, не подсоединенными к данному компьютеру. Обязательным условием является наличие установленного драйвера конкретного принтера, на котором требуется печатать. Опционально задав нужный принтер в качестве рабочего устройства, необходимо выбрать опцию "печать в файл". Полученный виртуальный математический образ готов к печатанию на выбранном принтере.